La nostra soluzione per la gestione documentale è è la soluzione specifica per la gestione dei documenti della Vostra azienda.
La nostra soluzione per la gestione documentale
consente la integrazione con gli ERP esistenti e, mediante gli altri moduli della suite ,
con i diversi processi che realizzano azioni correttive, ispezioni, audit, gestione dei progetti,
formazione del personale.
La nostra soluzione per la gestione documentale è è una soluzione basata integralmente su tecnologia WEB per
realizzare una gestione documentale che integra nel flusso di lavoro la catalogazione, il recupero,
la visualizzazione dei documenti, in un’unica applicazione fortemente modulare
La nostra soluzione per la gestione documentale è automatizza i processi di registrazione, immagazzinamento, di archiviazione
dei documenti, pubblicazione e distribuzione, garantendo alta produttività ed efficacia
nell’amministrazione e nel funzionamento.
La nostra soluzione per la gestione documentale è assicura un alto livello di standardizzazione e organizzazione
nel ciclo di vita del documento della in accordo con regole definite dall’azienda
per nomenclatura, la codifica, la sicurezza, ecc.) fornendo un meccanismo particolarmente efficiente
per l’identificazione e il recupero dei documenti pertinenti
La nostra soluzione per la gestione documentale è permette una facile gestione della versione dei documenti
facilitando ad ogni reparto dell’azienda, a clienti, a fornitori un accesso facile e veloce all’ultima
versione dei documenti in ogni momento e in qualsiasi luogo.
La nostra soluzione per la gestione documentale è rende facile il controllo dei documenti creando automazione
in tutti i passaggi coinvolti nella creazione, revisione, approvazione e infine rilascio dei documenti
permettendo un’integrazione diretta con gli originali dell’applicazione,
come editor di testi, fogli di calcolo, disegni CAD, ecc.
La nostra soluzione per la gestione documentale è garantisce una gestione dei documenti conforme a tutti i requisiti
stabiliti dagli standard internazionali di qualità come ISO 9001:2002, ISO 14001:2004, OHSAS 18000, ISO/TS 16949:2002 ed altri.
Principali funzionalità
Organizzazione dei documenti
- Permette l’organizzazione dei documenti in cartelle gerarchiche
- Supporta qualsiasi tipo di documento
- Permette l’amministrazione efficace ed efficiente di tutto il ciclo di vita dei documenti
- Permette la creazione di nuovi documenti usando template predefiniti
- Permette il popolamento automatico del corpo di un documento con le informazioni già a disposizione nel database – MS Office e AutoCAD
- Per la massima sicurezza comprime e protegge con password tutti i file prima che siano salvati nel database o distribuiti sul server
- Crea automaticamente una verifica su ciascuna azione effettuata su un documento [visualizzazione, modifica, cancellazione e stampa];
- Permette l’integrazione con il sistema ERP
Pubblicazione dei documenti
- Assegna permessi di accesso ai documenti
per utenti e gruppi di utenti e per tipo di
documento - Permette il veloce reperimento dei
documenti mediante ricerche per qualsiasi
campo di dati o mediante la ricerca nel corpo
del documento [ricerca a testo integrale]; - Fa circolare elettronicamente i documenti
pubblicati richiedendo conferma di ricezione - Permette di visualizzare documenti in vari
formati di file, incluso file word, file di
grafico, immagini, file Cad, etc.,
indipendentemente dall’applicazione con la quale sono stati creati. - Esistono una serie di controlli di sicurezza per limitare la possibilità di copiare e stampare documenti
- Permette il watermarking, dando la possibilità di aggiungere un alto livello di sicurezza ai documenti stampati
- Controlla in maniera efficace l’invio, ricezione e cancellazione di copie di documenti, sia stampati che digitali.
- Genera master list basate su determinati criteri di classificazione
Gestione dei file fisici
- Permette l’allocazione automatica dei file al fine di assegnare i documenti alla loro specifica posizione di archivio.
- Fornisce una durata al documento in base alla sua categoria di appartenenza al fine di standardizzare l’archivio.
- Fornisce follow-up sul flusso documentale, registrando l’ora in cui il documento entra ed esce dai vari dipartimenti coinvolti dal processo di creazione e revisione.
- Registra tutti i prestiti dei documenti e controlla la deadlines per la restituzione (“funzione biblioteca”)
- Stampa etichette per identificare i documenti, cartelle e ubicazione.
- Genera report mostrando il volume di documenti catalogati, archiviati e disponibili, con riassunti per dipartimento, periodo, categoria, etc.
La nostra soluzione per la gestione documentale cattura e fa la scansione di ogni tipo di documento come contratti firmati e
report finanziari, garantendone l’archiviazione sicura.
La nostra soluzione per la gestione documentale garantisce un’organizzazione perfetta di tutti i documenti archiviati.
C’è un eccellente meccanismo di etichettatura automatica per l’archiviazione dei documenti e il loro rispettivo salvataggio.
La nostra soluzione per la gestione documentale tiene traccia di tutte le operazioni di trasferimento dei documenti,
permettendo agilità e affidabilità. Il sistema monitorizza l’intero ciclo di vita del documento.