Archiviazione elettronica, conservazione elettronica sostitutiva e fatturazione elettronica

Data articolo: 12 04 2016

Archiviazione elettronica, conservazione elettronica sostitutiva e fatturazione elettronica

Archiviazione elettronica

Quando si parla di archiviazione elettronica si intende quel processo che sostanzialmente consente di registrare un documento dal contenuto informatico su di un CD, DVD o qualunque altro supporto informatico.

Conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva è invece una procedura capace di assicurare nel tempo la validità legale di un documento sempre di tipo informatico. Una modalità di conservazione che in pratica equipara i documenti informatici con quelli cartacei e nel tempo dovrebbe consentire alle amministrazioni pubbliche e alle imprese private notevoli risparmi sui costi di archiviazione e di stampa. In termini economici il risparmio dovrebbe essere abbastanza elevato per la documentazione che per legge va conservata per lungo tempo. Una pratica che inizia a diffondersi e che favorisce il tanto decantato processo di innovazione tecnologica di dematerializzazione. La conservazione digitale nella pratica consiste nel sostituire con un documento digitale un atto cartaceo. Per conservarlo nei modi previsti dalla normativa serve ovviamente “bloccare” il documento digitale nel contenuto, nella forma e nel tempo e, per questo, sono previste la firma digitale e la marca temporale. Proprio l’apposizione della firma digitale rende il documento non modificabile, mentre la marca temporale serve a datarlo in modo sicuro.

Riferimenti normativi

Esiste ovviamente una normativa di riferimento che ha regolamentato il valore legale dei documenti conservati in formato elettronico. Oggigiorno, infatti, è possibile l’archiviazione e la conservazione su supporti ottici degli atti cartacei per effetto del Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004, a cui ha fatto seguito la Deliberazione del Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione n. 11 del 19 febbraio 2004. Le regole di conservazione sono dettate quindi soprattutto da questi principali riferimenti di legge.

Firma digitale

La firma digitale è praticamente l’equivalente informatico della firma autografa. Garantisce l’identità del soggetto sottoscrittore, assicura la non modificabilità del documento e garantisce, inoltre, il valore legale al documento stesso. La firma digitale è un tipo di processo realizzato grazie all’utilizzo di un software. Il software elabora il documento aggiungendo tutte le informazioni che si trovano su di un dispositivo di firma, generalmente si tratta di una smart card o una chiave USB. Questi dispositivi di firma devono necessariamente essere rilasciati da soggetti preventivamente autorizzati, in grado di riconoscere l’identità del soggetto che utilizzerà il documento.

Marca temporale

Non è altro che un’informazione direttamente collegata ad un documento che identifica in maniera certa la data in cui viene apposta la marca temporale stessa. Un processo utile a dare un valore assolutamente unico alle date dei file. Un servizio offerto esclusivamente da un Certificatore Accreditato che permette di associare al documento una validità temporale opponibile a terzi. La marcatura temporale usata sui documenti informatici attestata, dunque, l’esatto momento in cui l’atto è stato creato, trasmesso e successivamente archiviato. Come esplicitamente previsto dall’articolo 49 del D.P.C.M. del 30 marzo 2009, le marche temporali, una volta emesse, vanno conservate in specifici archivi per non meno di vent’anni o, anche per un periodo superiore, su richiesta dell’interessato, alle condizioni stabilite dal certificatore. E’ bene precisare, in ogni caso, che la marcatura temporale non è strettamente vincolata alla firma digitale, ragione per cui può essere tranquillamente utilizzata anche da coloro che non usufruiscono del servizio di firma digitale.

Responsabile della conservazione

Una figura prevista sempre dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004. Secondo quanto previsto dal citato decreto, infatti, quando un soggetto vuole ricorrere alla procedura di conservazione informatica deve nominare un responsabile. I compiti di quest’ultimo sono quelli di comandare le operazioni di conservazione e di verificare eventuali errori che potrebbero essere commessi in fase di conservazione dei documenti informatici. Una figura fondamentale, colui che assicura il corretto svolgimento del processo di conservazione dei documenti attraverso l’uso di specifiche ed adeguate procedure. Da queste considerazione si capisce chiaramente come la persona alla quale viene affidato questo compito deve avere specifiche competenze in materia per poter svolgerlo al meglio.

Documento unico

Si tratta di un documento che non si può affatto riprodurre da fonti diverse. Ad esempio, mentre la fattura può essere ristampata anche partendo da informazioni contenute in diversi sistemi, il libro giornale non è ristampabile da altri sistemi.

 

 

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