PEC - Posta Elettronica Certificata

POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA: OBBLIGO DI LEGGE

L'articolo 16, comma 6 del c.d. DECRETO ANTICRISI (GU n. 280 del 29-11-2008 - Suppl. Ordinario n.263), in vigore dal 29 novembre scorso, prevede che "Le imprese costituite in forma societaria sono tenute ad INDICARE IL PROPRIO INDIRIZZO DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA nella domanda di iscrizione al registro delle imprese. Entro tre anni dalla data di entrata in vigore della presente legge tutte le imprese, gia' costituite in forma societaria alla medesima data di entrata in vigore, comunicano al registro delle imprese l'indirizzo di posta elettronica certificata.

Cosa è la Posta Elettronica Certificata?

La Posta Elettronica Certificata (denominata anche Posta Certificata o PEC) è il nuovo sistema di posta che consente di fornire al mittente garanzie sulla trasmissione e la ricezione dei messaggi. Sia l'invio che la consegna dei messaggi vengono infatti attestati mediante particolari ricevute che hanno valore legale e conferiscono alla mail lo stesso valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno, in base a quanto stabilito dal decreto DPR 11 Febbraio 2005 che disciplina l'utilizzo della PEC.

La Posta Certificata diventa così il mezzo di comunicazione più immediato e sicuro per la trasmissione di documenti, agevolando tutti quelli che sono gli iter burocratici tra i cittadini e le pubbliche amministrazioni.

In più, oltre che ad avere la certezza della ricezione, con il sistema di Posta Certificata è garantita la certezza del contenuto: i protocolli di sicurezza utilizzati fanno si che non siano possibili modifiche al contenuto del messaggio e agli eventuali allegati.

E' comunque necessario chiarire che una comunicazione di posta elettronica ha valore di raccomandata con ricevuta di ritorno solo nel caso in cui sia il mittente che il destinatario utilizzino indirizzi di posta certificata e che i messaggi vengano inviati mediate i server di un gestore certificato.

Se, infatti, viene inviato un messaggio da una mail certificata a una di posta elettronica ordinaria, il destinatario riceverà la comunicazione(all'interno della Busta di Trasporto con i dati di certificazione) ma non verrà inviata al mittente la Ricevuta di Avvenuta consegna.

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Caratteristiche e vantaggi della Posta Certificata

Il sistema di Posta Certificata, sfruttando protocolli di sicurezza quali https, smtps, pop3s e imaps, riesce a fornire agli utenti un servizio sicuro che sostituisce il tradizionale servizio di posta (elettronica e cartacea), limitando inoltre il fenomeno dello SPAM (messaggi di posta indesiderata).

La Posta Certificata garantisce che il messaggio provenga da un indirizzo e-mail certificato, attivato tramite un gestore di posta certificato. Durante la sua trasmissione il messaggio NON può essere alterato e, nel momento in cui esso giunge al server del gestore certificato per l'invio, ottiene un codice identificativo ben preciso che verrà riportato sulla Ricevuta di Accettazione e che corrisponderà anche a quello indicato nella Ricevuta di Consegna. La Ricevuta di Consegna assicura, infatti, al mittente che il messaggio non abbia subito modifiche durante la trasmissione e attesta la certezza dell'avvenuto recapito alla casella destinataria, in modo analogo alla tradizionale raccomandata A/R e con lo stesso valore legale.

Il fatto che lo scambio di dati avvenga in ambiente sicuro tutela, inoltre, la riservatezza totale della comunicazione: il messaggio verrà consegnato esclusivamente ai destinatari specificati e, per ognuno di essi, il mittente riceverà una specifica Ricevuta di Avvenuta Consegna.

Le ricevute di Accettazione e Consegna sono utilizzabili come prova certa ed inequivocabile ed attestano la data di consegna e di ricezione del messaggio, conservando la traccia della comunicazione avvenuta fra mittente e destinatario: sono proprio queste che, in caso di controversie o dispute, possono presentate perché valide legalmente. Nel caso in cui il mittente smarrisca le ricevute, è possibile risalire ugualmente alla traccia informatica delle operazioni svolte: in base al Decreto tali dati devono essere mantenuti per 30 mesi in un apposito registro informatico custodito dai gestori stessi: tale registro ha lo stesso valore giuridico delle ricevute.

Uno dei principali vantaggi derivanti dall'uso della Posta Elettronica Certificata è indubbiamente il risparmio in termini di tempi e costi. Con il servizio di Posta Elettronica Certificata è possibile sostituire la posta tradizionale (posta ordinaria o raccomandata con ricevuta di ritorno), ottimizzando i processi di gestione della corrispondenza inviata e ricevuta attraverso i servizi postali tradizionali, con conseguente risparmio in termini di tempi e costi. Non meno evidente è la semplicità e la velocità d'uso: è possibile inviare e ricevere dei messaggi, utilizzando gli abituali client di posta elettronica oppure la webmail realizzata appositamente per le caselle certificate.

Le mail di Posta Elettronica Certificata possono essere attivate solamente mediante Gestori di Posta che abbiamo ottenuto a loro volta la Certificazione.

L'elenco ufficiale dei gestori di posta elettronica certificata è conservato presso il Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA).

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Come viene notificata la consegna dei messaggi inviati tramite una casella di Posta Elettronica Certificata

Quando il messaggio inviato tramite una casella certificata è giunto a destinazione, il mittente riceve una notifica di ricezione tramite un'apposita Ricevuta di Avvenuta Consegna. Nel caso in cui la mail sia indirizzata a più destinatari, il mittente riceverà una "Ricevuta" per ogni ricevente.

L'indirizzo dal quale risulta provenire la ricevuta è un indirizzo del gestore di posta certificata del/i destinatario/i.

ATTENZIONE!!! La ricevuta di Avvenuta Consegna conferma al mittente che il messaggio è stato recapitato al destinatario, NON dimostra però che quest'ultimo l'abbia letto e ne abbia quindi preso visione.

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Come ricevere la notifica della ricezione di messaggi di posta certificata su indirizzi di posta ordinaria

Tramite il pannello di gestione delle mail certificate è possibile impostare una regola che consente di ricevere la notifica dei messaggi certificati ricevuti dalla casella PEC su indirizzi NON certificati. Per abilitare la regola è necessario mettersi in contatto con lo staff tecnico di NETHICS che procederà con le opportune modifiche.

ATTENZIONE!! Il messaggio indirizzato alla casella PEC non verrà inoltrato: agli indirizzi destinatari giungerà solamente un avviso di ricezione contenete i dati salienti delle mail ricevute (destinatario, mittente e oggetto).

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Quali sono le caratteristiche di una casella di posta certificata

Le caselle di Posta Certificata attivate, hanno le seguenti caratteristiche:

• Nome della casella. L'indirizzo completo risulterà nella forma nomescelto@pec.nomedominio.xxx , dove 'nomescelto' è il nome assegnato alla casella dal Cliente al momento della creazione della casella , 'pec' è il suffisso che identifica il dominio certificato attivato per la gestione della posta; nomedominio.xxx è il nome del dominio
• Dimensione. La capacità complessiva di ogni casella di Posta Certificata è di 1 GB (1.000 MB), non espandibile; la dimensione massima complessiva di una mail inviata tramite client è di 30 MB;
• Antivirus. Per impedire l'introduzione di messaggi di posta potenzialmente pericolosi all'interno del sistema di Posta certificata, è attivo un filtro per la rilevazione di virus su tutti i messaggi (sia in invio che in ricezione) per impedire che messaggi infetti arrivino a destinazione.

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Qual'è la differenza tra una casella di posta ordinaria ed una casella di posta certificata?

Il messaggio di Posta Certificata si distingue da quelli di posta elettronica ordinaria per i seguenti aspetti:

• arriva al destinatario all'interno di una Busta di Trasporto :il Messaggio Originale risulterà in allegato;
• contiene tutti i Dati di Certificazione in allegato alla Busta di Trasporto e ne garantisce la loro validità;
• contiene la firma del gestore;
• garantisce la provenienza, il riferimento temporale e l'integrità del contenuto

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Posso inviare una mail di posta 'ordinaria' ad una casella certificata?

No, se viene inviato un messaggio NON certificato ad un indirizzo di posta certificata (@pec.nomedominio.xxx) verrà respinto, come indicato qui.

Nel caso in cui si desideri ricevere comunque i messaggi NON certificati è possibile, tramite il pannello di gestione delle mail certificate, abilitare l'inoltro dei messaggi non certificati verso una casella di posta ordinaria: in questo modo i messaggi di posta ordinaria indirizzati alla casella PEC verranno automaticamente inviati ad una casella di destinazione scelta dal cliente e non saranno respinti.

N.B. Sulla casella PEC i messaggi di posta ordinaria NON arriveranno comunque.

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Cosa succede se viene inviata una mail NON certificata ad una casella @pec.nomedominio.xxx

Nel caso un mittente NON certificato invii una mail ad un indirizzo @pec.nomedominio.xxx otterrà un messaggio di errore per mancata consegna (MAILER-DAEMON):il nostro server di posta, infatti, provvederà a respingere tale messaggio senza inviare alcuna notifica al destinatario.

Nel caso in cui si desideri ricevere comunque i messaggi NON certificati è possibile, tramite il pannello di gestione delle mail certificate, abilitare l'inoltro dei messaggi non certificati verso una casella di posta ordinaria: in questo modo i messaggi di posta ordinaria indirizzati alla casella PEC verranno automaticamente inviati ad una casella di destinazione scelta dal cliente e non saranno respinti.

N.B. Sulla casella PEC i messaggi di posta ordinaria NON arriveranno comunque.

IMPORTANTE: Il messaggio di errore (MAILER-DAEMON) verrà inviato al mittente se la casella certificata alla quale ha cercato di scrivere è gestita dai nostri server, se non è stata abilitata la regola d'inoltro. Nel caso in cui la casella certificata risulti attivata con un gestore certificato diverso dal nostro, l'accettazione o meno del messaggio dipenderà dalla Policy o regolamentazione di tale gestore.

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Chi è il Titolare della casella di Posta Certificata?

Il Titolare della casella di Posta Certificata è colui che risulta assegnatario del dominio al quale è abbinato il servizio. Richiedendo l'attivazione della Posta Certificata, l'intestatario del dominio diventa Titolare anche del dominio certificato(pec.nomedominio.xxx) e delle caselle ad esso associate e sarà quindi responsabile dell'uso che ne viene fatto. Nel caso di domini assegnati a società/ditte, enti o associazioni il Titolare sarà il Rappresentante Legale della società.

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