SOFTEXPERT Document

SOFTEXPERT DOCUMENT è la soluzione specifica per la gestione dei documenti della Vostra azienda.

SOFTEXPERT DOCUMENT consente una gestione dei documenti che consente la integrazione con gli ERP esistenti e, mediante gli altri moduli della suite SOFTEXPERT, con i diversi processi che realizzano azioni correttive, ispezioni, audit, gestione dei progetti, formazione del personale.

SOFTEXPERT DOCUMENT è una soluzione basata integralmente su tecnologia WEB per realizzare una gestione documentale che integra nel flusso di lavoro la catalogazione, il recupero, la visualizzazione dei documenti, in un'unica applicazione fortemente modulare

SOFTEXPERT DOCUMENT automatizza i processi di registrazione, immagazzinamento, di archiviazione dei documenti, pubblicazione e distribuzione, garantendo alta produttività ed efficacia nell'amministrazione e nel funzionamento.

SOFTEXPERT DOCUMENT assicura un alto livello di standardizzazione e organizzazione nel ciclo di vita del documento della in accordo con regole definite dall'azienda per nomenclatura, la codifica, la sicurezza, ecc.) fornendo un meccanismo particolarmente efficiente per l'identificazione e il recupero dei documenti pertinenti

SOFTEXPERT DOCUMENT permette una facile gestione della versione dei documenti facilitando ad ogni reparto dell'azienda, a clienti, a fornitori un accesso facile e veloce all'ultima versione dei documenti in ogni momento e in qualsiasi luogo.

SOFTEXPERT DOCUMENT rende facile il controllo dei documenti creando automazione in tutti i passaggi coinvolti nella creazione, revisione, approvazione e infine rilascio dei documenti permettendo un'integrazione diretta con gli originali dell'applicazione, come editor di testi, fogli di calcolo, disegni CAD, ecc.

SOFTEXPERT DOCUMENT garantisce una gestione dei documenti conforme a tutti i requisiti stabiliti dagli standard internazionali di qualità come ISO 9001:2002, ISO 14001:2004, OHSAS 18000, ISO/TS 16949:2002 ed altri.

Principali funzionalità

Organizzazione dei documenti

• Permette l'organizzazione dei documenti in cartelle gerarchiche
• Supporta qualsiasi tipo di documento
• Permette l'amministrazione efficace ed efficiente di tutto il ciclo di vita dei documenti
• Permette la creazione di nuovi documenti usando template predefiniti
• Permette il popolamento automatico del corpo di un documento con le informazioni già a disposizione nel database - MS Office e AutoCAD
• Per la massima sicurezza comprime e protegge con password tutti i file prima che siano salvati nel database o distribuiti sul server
• Crea automaticamente una verifica su ciascuna azione effettuata su un documento [visualizzazione, modifica, cancellazione e stampa];
• Permette l'integrazione con il sistema ERP

Pubblicazione dei documenti

• Assegna permessi di accesso ai documenti per utenti e gruppi di utenti e per tipo di documento
• Permette il veloce reperimento dei documenti mediante ricerche per qualsiasi campo di dati o mediante la ricerca nel corpo del documento [ricerca a testo integrale];
• Fa circolare elettronicamente i documenti pubblicati richiedendo conferma di ricezione
• Permette di visualizzare documenti in vari formati di file, incluso file word, file di grafico, immagini, file Cad, etc., indipendentemente dall'applicazione con la quale sono stati creati.
• Esistono una serie di controlli di sicurezza per limitare la possibilità di copiare e stampare documenti
• Permette il watermarking, dando la possibilità di aggiungere un alto livello di sicurezza ai documenti stampati
• Controlla in maniera efficace l'invio, ricezione e cancellazione di copie di documenti, sia stampati che digitali.
• Genera master list basate su determinati criteri di classificazione

Gestione dei file fisici

• Permette l'allocazione automatica dei file al fine di assegnare i documenti alla loro specifica posizione di archivio.
• Fornisce una durata al documento in base alla sua categoria di appartenenza al fine di standardizzare l'archivio.
• Fornisce follow-up sul flusso documentale, registrando l'ora in cui il documento entra ed esce dai vari dipartimenti coinvolti dal processo di creazione e revisione.
• Registra tutti i prestiti dei documenti e controlla la deadlines per la restituzione ("funzione biblioteca")
• Stampa etichette per identificare i documenti, cartelle e ubicazione.
• Genera report mostrando il volume di documenti catalogati, archiviati e disponibili, con riassunti per dipartimento, periodo, categoria, etc.

SOFTEXPERT DOCUMENT cattura e fa la scansione di ogni tipo di documento come contratti firmati e report finanziari, garantendone l'archiviazione sicura.

SOFTEXPERT DOCUMENT garantisce un'organizzazione perfetta di tutti i documenti archiviati. C'è un eccellente meccanismo di etichettatura automatica per l'archiviazione dei documenti e il loro rispettivo salvataggio.

SOFTEXPERT DOCUMENT tiene traccia di tutte le operazioni di trasferimento dei documenti, permettendo agilità e affidabilità. Il sistema monitorizza l'intero ciclo di vita del documento.

Vedi anche: Document - Action - Audit - APQP - Project - Training-Competence - EHS - MSA - Waste - Process - Risk - Maintenance - Performance - Statistical Process Control - Inspection - FMEA - Business Intelligence - Calibration

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