Business Case
Condivisione dati e documenti

Cliente: Consorzio italiano di materiale elettrico composto dalla casa madre e 50 consorziati

Necessità:
1. Condivisione dati di fatturato/acquisti dei consorziati per gestione scontisti e andamento vendite del gruppo
2. gestione delle fatture del consorzio ai consorziati

Soluzione Nethics:

1) Il primo problema riscontrato dal consorzio era l'inefficienza e la mancanza di trasmissione dei dati mensili di vendite/acquisti da parte dei consorziati: i dati non venivano spesso trasmessi oppure lo erano mediante diverse metodologie (file excel, mail, file word, etc).
Questo problema è stato risolto creando account specifici per ciascun consorziato e standardizzando le metodologie di invio dati: semplicemente collegandosi alla propria area riservata è ora possibile inserire in tempo reale i dati richiesti digitandoli negli opportuni campi.
Al fine di risolvere la problematica legata alla mancanza di invio dati è stata implementata una soluzione per cui i consorziati, loggandosi al sito, vedano solamente i dati aggregati del consorzio aggiornati all'ultimo invio dati effettuato: questo espediente ha fatto in modo che ciascuna azienda ora trasmetta sempre, a fine mese, i dati aggiornati.

2) La seconda esigenza era relativa alla condivisione e alla notifica di documenti, in particolare relativi alle fatture che il consorzio genera verso i consorziati.
Nethics ha così realizzato un sistema integrato client-server che consente la pubblicazione completamente automatica su un sito internet di una pluralità di file (pdf, word o quant'altro) residenti su un PC.

Il meccanismo procede secondo questi step:

1. Il sistema analizza tutti i documenti presenti internamente a un file system lato client
2. Identifica quali sono i documenti nuovi rispetto a documenti precedentemente pubblicati
3. Carica su server web i documenti nuovi non ancora pubblicati (ottimizzando il traffico).
4. Notifica via mail tutti e soli gli utenti per i quali sono stati resi disponibili nuovi documenti online
5. Rende disponibile agli utenti l'accesso all'elenco dei documenti di propria pertinenza mediante autenticazione agli utenti registrati (che dispongono delle credenziali corrette)
6. Rende disponibile mediante link i documenti aggiornati evidenziando tipograficamente i documenti nuovi rispetto ai documenti già visualizzati o già scaricati dall'utente.

Vantaggi generati

• cambiamento della cultura nella trasmissione corretta dei dati da parte della pluralità di attori coinvolti
• significativa riduzione dei tempi amministrativi di caricamento dati
• abbattimento dei tempi di generazione delle fatture
• riduzione dei tempi di comunicazione e azzeramento degli errori di mancata notifica
• visione globale e immediata di statiche di aggregazione di dati
• archiviazione delle comunicazioni e aumento dell'efficienza nel reperimento delle informazioni